Gestão Sistêmica de Documentos Públicos
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Aperfeiçoamento sistêmico em documentos públicos com formação de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e elaboração de instrumentos de gestão documental e memória institucional:fundamentos, técnicas e prática.
Destaque do Curso
Apresentação
A Administração de Documentos Públicos – ADP – constitui o meio que a administração, com base no processo administrativo, que se inicia pelo Planejamento, passa pela Organização, que é a capacidade de agrupar os meios planejados. Isso seguido da Direção, que compõe a garantia de aplicação de recursos de todas as formas, bem como do consequente Controle para mensurar se os resultados foram alcançados. Justamente nessa teoria geral de administração que a gestão de documentos toma por base para, de forma técnica e científica, obter a satisfação dos administrados em razão dos serviços que a sociedade tanto clama por alcançar. Por tudo isso, esse curso foca no que há de mais significativo no âmbito da administração pública: a excelência na prestação de serviços.
Destaques:
Resoluções nº 40, 44 e 45 do Conarq;
Resolução nº 316 e 324 do Conselho Nacional de Justiça;
Lei nº 8159/91,
Lei nº 12.527/2011;
Lei nª 13.709/2018 e os Decretos nº 4073/2002.
Objetivo
Capacitar, as instituições, no desenvolvimento de políticas e programas de gestão de documentos públicos, bem como a elaboração e implantação de planos de classificação e tabela de temporalidade, visando estabelecer critérios de preservação e acesso aos acervos arquivísticos e otimizar o uso dos recursos públicos, indispensáveis ao desenvolvimento de programas, projetos e proposição de estruturas organizacionais compatíveis com padrões, normas e regulamentações propostas pela legislação e órgãos regulamentadores – CNJ, Conarq, Conselhos Superiores, entre outros.
Público Alvo
- Servidores que atuam de forma direta e indireta com a gestão de documentos, que tenham a responsabilidade de orientar ou elaborar a construção de planos e tabelas de temporalidade;
- Arquivistas, bibliotecários e museólogos;
- Servidores das áreas de TI, planejamento e logística;
- Colaboradores em serviços de informação – arquivos, bibliotecas técnicos de arquivo, memoriais; bancos de dados corporativos (sistematização das informações armazenadas);
- Profissionais que compõem ou comporão Comissões de Avaliação e Destinação de Documentos de Arquivos – CPAD; comissões e grupos de trabalho de gestão de documentos e de memória institucional;
- Administradores, diretores e coordenadores (de instituições públicas e privadas);
- Demais profissionais que necessitam alinhar a gestão estratégica de suas instituições à política de arquivos e informações, bem como àqueles que atuam em arquivos e (ou) protocolos.
Modalidades
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EAD
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MÓDULO 1 – INTRODUÇÃO À GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS
• Introdução
• O que são Arquivos?
• O que é gestão de documentos?
• O que é ciclo vital dos documentos? O que é a teoria das três idades? O que são arquivos correntes, intermediários e permanentes?
• O que é valor primário ou imediato e secundário ou mediato?
• Constituição Federal de 1988, artigo 2116, P. 2º e Lei 8159/91 – Lei de arquivos.
• Lei 12.527/2011 – Lei de acesso a Informação (LAI)
• Lei 13.874/2019 e Decreto 10.278/2020
• Metodologia para implantar a política e elaborar instrumentos de gestão arquivística
MÓDULO 2 – COMO FORMAR AS EQUIPES DE TRABALHO?
• Introdução
• Contratar consultoria?
• Buscar assistência técnica de instituições arquivísticas;
• Perfil desejável da Equipe de Trabalho – CPAD
• Formação da CPAD – Decreto 10.148/2019
• Perfil da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD
• Resolução CNJ nº 324, de 30 de junho de 2020.
MÓDULO 3 – PROJETO DE PESQUISA: CONSTRUÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE
• Introdução
• Por que precisamos de um projeto de pesquisa?
• Estrutura de um Projeto de Pesquisa para construção de instrumentos de gestão arquivísticos
MÓDULO 4 – ALINHAMENTO DAS EQUIPES: PREPARAR PARA A CONSTRUÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA
• Introdução
• O que se deve nivelar para alinhamento de equipes
MÓDULO 5 – MÉTODOS DE COLETA DE DADOS: QUESTIONÁRIOS, ENTREVISTAS E WORKSHOP.
• Introdução
• Como se preparar para coleta de dados
• Questionários
• Algumas questões
• Entrevistas: como planejar e mediar uma entrevista
• Workshop
MÓDULO 6 – FONTES DE PESQUISA: DEFINIÇÃO, DELIMITAÇÃO
• Introdução
• Definir as fontes objeto de pesquisa
• Delimitar para não perder tempo
MÓDULO 7 – IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE PRODUTORA DE ARQUIVOS: CADASTRO PARA CONTROLAR E SE RELACIONAR COM AS UNIDADES PRODUTORAS
• Introdução
• Identificação das unidades entrevistadas e colaboradores
• Identificação da unidade produtora de arquivo
MÓDULO 8 – LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL: COM ÊNFASE NA CONSTRUÇÃO DE PLANO DE CLASSIFICAÇÃO, TABELA DE TEMPORALIDADE, IMPLEMENTAR A LAI E CRIAR MEDIDAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
• Introdução
• Levantamento da Produção Documental
• Case do INSS
MÓDULO 9 – MONTANDO O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS: A ESCOLHA DE UM MÉTODO
• Introdução
• Qual método optar? Modelos com base na hierarquia de classes
• Arquivo Nacional
• Arquivo Público do Estado de São Paulo
• Atividades: como definir e onde pesquisar
MÓDULO 10 – TIPOLOGIA DOCUMENTAL
• Introdução
• Tipo documental, Série e Processo de Formatação
MÓDULO 11 – COMO ELABORAR NOTAS EXPLICATIVAS DA UNIDADES DE CLASSIFICAÇÃO
• Introdução
• Notas Explicativas – NE
• Exemplos de NE´s e Remissões
MÓDULO 12 – COMO ELABORAR TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS: EM 8 PASSOS
• Introdução
• O que é Tabela de Temporalidade, Avaliação de documentos arquivísticos e Destinação de documentos
• Oito passos para construir uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
• Passo 1 – Avaliar o mercado identificando boas práticas: estudar as instituições que conseguiram construir seus instrumentos de gestão arquivística
• Passo 2 – Identificar atributos e definindo a estrutura da tabela da temporalidade: construindo a estrutura básica
• Passo 3 – Pesquisar a temporalidade: prescrição e precaução de guarda considerando a Legislação Específica; considerando as necessidades administrativas, técnicas e jurídicas.
• Passo 4 – Definir os prazos de guarda prescricionais e precaucionais: prescricionais com base na legislação vigente, e precaucionais com a análise do uso e da função que os conjuntos arquivísticos denotam valor primário para a documentação.
• Passo 5 – Definir critérios de valores secundários com base no potencial histórico, informativo e probatório.
• Passo 6 – Definir a política de preservação com mídias alternativas: analógicas ou digitais.
• Passo 7 – Definir destinação final: Guarda Permanente; Eliminação.
• Passo 8 – Orientar usuários sobre procedimentos específicos com a utilização do campo observações: juntadas, destinação de vias, justificativas de prazos prescricionais e/ou precaucionais, entre outros
MÓDULO 13 – CONSTRUÇÃO DE ÍNDICES ALFABÉTICOS REMISSIVOS
• Introdução
• Como elaborar índice alfabético remissivo: Índice da Portaria 47/2020 – NA e Índice da Sasesp – Arquivo público de SP
MÓDULO 14 – VALIDAÇÃO COM BASE EM APLICAÇÃO NA MDA (MDZ): PILOTANDO O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E A TABELA DE TEMPORALIDADE
• Introdução
• O que se espera da validação e da escolha do extrato de amostragem para testar o plano e a tabela de temporalidade
MÓDULO 15 – CONSULTAS PÚBLICAS INTERNAS: COMO PROCEDER PARA VALIDAR JUNTO AOS USUÁRIOS INTERNOS E EXTERNOS
• Introdução
• Objetivos e exemplo de uma Consulta Pública – Gestão Documental
MÓDULO 16 – PLANO DE GOVERNANÇA DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA: MANUTENÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA
• Introdução
• Procedimentos da Gestão Arquivística
MÓDULO 17 – CONSIDERAÇÕES FINAIS
• Conclusão e considerações finais com o Prof. Luiz Fernando
MÓDULO BÔNUS – COMO ORGANIZAR DIRETÓRIOS COMPARTILHADOS E NÃO COMPARTILHADOS
• Como organizar diretórios compartilhados e NÃO compartilhados
DE:R$937,00 POR:R$374,80
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online/aovivo
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Do diagnóstico institucional ao desenho estrutural da gestão de documentos
1. Quais os questionamentos que se deve elaborar sobre a instituição e o contexto?
2. Ferramentas de levantamento para analise quantitativa e qualitativa: quem somos e o que queremos ser;
3. Como sistematizar o planejamento, a organização, a direção e o controle da administração de documentos públicos.
Da regulamentação das politicas de acesso e preservação dos documentos e informações arquivísticas e o franqueamento da memoria institucional
1. Elaboração de atos de politicas institucionais de acesso e de proteção de documentos públicos;
2. Formação e organização da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a criação de atores institucionais no plano estratégico do órgão, e de órgãos de assessoramento técnico;
3. Estruturação das áreas de gestão de documentos e de memoriais.
Elaboração e aprovação de planos de classificação e de tabelas de temporalidades e de destinação de documentos públicos
1. Roteiro para elaboração de planos de classificação e de tabelas de temporalidade;
2. Aprovação dos instrumentos de gestão arquivísticas junto às instituições arquivísticas da esfera de competência;
3. Da internalização dos instrumentos de gestão arquivística de documentos públicos.
Da implementação da avaliação de documentos físicos e digitais: recolhendo para a memoria institucional e eliminando os destituídos de valor
1. Dos sistemas institucionais e da customização para adequar os instrumentos de gestão arquivística: as ferramentas para otimizar a gestão de documentos;
2. Dos procedimentos administrativos para executar o trabalho de avaliação de documentos: formalizar o que se recolhe e o que se elimina para garantir a legalidade do ato administrativo;
3. Do desfazimento de acervos e as atitudes voltadas ao meio ambiente.
O desenho de projetos de memória institucional: a socialização dos recursos documentais
1. O mercado consumidor da informação institucional: produtos e serviços;
2. Da virtualização dos serviços de socialização da memoria institucional;
3. Espaços de memoria: físicos e virtuais;
4. Registo da Memória do Mundo: como obter a certificação;
5. Minha instituição é referência: uma visão de futuro ou do presente?
- Próximas turmas:
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Presencial
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Do diagnóstico institucional ao desenho estrutural da gestão de documentos
1. Quais os questionamentos que se deve elaborar sobre a instituição e o contexto?
2. Ferramentas de levantamento para analise quantitativa e qualitativa: quem somos e o que queremos ser;
3. Como sistematizar o planejamento, a organização, a direção e o controle da administração de documentos públicos.
Da regulamentação das politicas de acesso e preservação dos documentos e informações arquivísticas e o franqueamento da memoria institucional
1. Elaboração de atos de politicas institucionais de acesso e de proteção de documentos públicos;
2. Formação e organização da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a criação de atores institucionais no plano estratégico do órgão, e de órgãos de assessoramento técnico;
3. Estruturação das áreas de gestão de documentos e de memoriais.
Elaboração e aprovação de planos de classificação e de tabelas de temporalidades e de destinação de documentos públicos
1. Roteiro para elaboração de planos de classificação e de tabelas de temporalidade;
2. Aprovação dos instrumentos de gestão arquivísticas junto às instituições arquivísticas da esfera de competência;
3. Da internalização dos instrumentos de gestão arquivística de documentos públicos.
Da implementação da avaliação de documentos físicos e digitais: recolhendo para a memoria institucional e eliminando os destituídos de valor
1. Dos sistemas institucionais e da customização para adequar os instrumentos de gestão arquivística: as ferramentas para otimizar a gestão de documentos;
2. Dos procedimentos administrativos para executar o trabalho de avaliação de documentos: formalizar o que se recolhe e o que se elimina para garantir a legalidade do ato administrativo;
3. Do desfazimento de acervos e as atitudes voltadas ao meio ambiente.
O desenho de projetos de memória institucional: a socialização dos recursos documentais
1. O mercado consumidor da informação institucional: produtos e serviços;
2. Da virtualização dos serviços de socialização da memoria institucional;
3. Espaços de memoria: físicos e virtuais;
4. Registo da Memória do Mundo: como obter a certificação;
5. Minha instituição é referência: uma visão de futuro ou do presente?
- Próximas turmas: